5 Tips voor Goed Samenwerken in je Team

Goed samenwerken

Waarom maar vijf tips voor goed samenwerken in je team? Meer is al gauw te veel. Het gaat erom ze in de praktijk te brengen. Begin je met een of twee tips planmatig op te pakken, dan ben je al een stufk op weg. Beter is natuurlijk alle vijf.

Laat ze niet in een digitale la verdwijnen als er bij jullie uitdagingen op het gebied van samenwerking zijn. Doe er iets mee, want slagen maken op deze punten zal de samenwerking in je team versterken. Dat is gedoe-reductie en winst voor iedereen. Doe het samen, zodat iedereen betrokken is en de uitkomsten gedragen worden door de mensen om wie het gaat.

Goed samenwerken tip #1: Maak het voor iedereen veilig om zich uit te spreken over iets dat haar of hem bezighoudt.

Dat betekent dat je niemand afrekent of veroordeelt op diens wens of boodschap. En dat je oprecht kijkt wat jij met die wens of boodschap wil en kan doen.

Zo vergroot je de kans dat je belangrijke dingen hoort die je anders niet gehoord zou hebben, en kun je wensen of behoeften van medewerkers of collega’s vertalen naar iets dat voor iedereen iets oplevert.

Tegelijk verklein je de kans op verborgen onvrede en negatieve boodschappen binnen je team, die vaak een uiting zijn van onderliggende behoeften die niet worden gehoord omdat mensen ze niet durven uit te spreken.

Onder vrijuit kunnen spreken valt ook het kunnen geven van constructieve feedback zonder daarop afgerekend te worden. Ook daar is een veilige setting voor nodig, als onderdeel van jullie teamcultuur. Die veilige setting creëer je met elkaar. Sociale veiligheid is cruciaal voor goed samenwerken.

Goed samenwerken tip #2: Zorg dat communiceren écht iets zeggen en écht naar elkaar luisteren is.

in communicatie moet je niet alleen horen, maar vooral ook luisteren, en niet alleen praten, maar ook echt iets zeggen. Hoe meer je met je woorden zegt, hoe minder woorden en spreektijd je hoeft te gebruiken om je boodschap over te brengen. Hoe beter je luistert, hoe minder woorden en spreektijd de ander nodig zal hebben om door jou gehoord en begrepen te worden.

Logisch? We weten het wel, maar de praktijk is vaak anders. Anders zouden communicatietrainingen niet zo populair zijn, zou er véél minder geklaagd worden over (en veel minder schade veroorzaakt worden door) niet goed naar elkaar luisteren op het werk, en zouden communicatieperikelen niet zo’n groot deel van de irritaties en conflicten op de werkvloer veroorzaken die de samenwerking frustreren. Goed communiceren is cruciaal voor goed samenwerken.

Goed samenwerken tip #3: Versterk de zingeving van het team, laat de mensen beleven wat de zingeving binnen hun samenwerking is.

Ieder mens heeft ideeën over wat zij of hij zinvol vindt. Sluit het werk waar jij je medewerkers voor betaalt en de manier waarop ze als team functioneren aan bij wat zij zinvol vinden en bij hun persoonlijke waarden, dan zullen ze met meer plezier, meer continuïteit en meer succes in het team functioneren.

Salaris is niet de enige drijfveer. Behalve individueel moeten je medewerkers ook als team een gezamenlijke ‘purpose’ ervaren. Het team is niet alleen de formele context van hun samenwerking, maar ook de eenheid waarin ze onderling verbonden en betrokken zijn.

Laat mensen in je team zelf exploreren, definiëren en beleven wat de gemeenschappelijke zingeving binnen hun team is, wat de betekenis van hun samenwerking binnen die context is, en waar hun persoonlijke purpose en die van het team samenkomen.

Daar bestaan heel praktische, doelgerichte methodieken voor, die de mensen stap voor stap kunnen doorlopen. Zingeving als team vertaalt zich niet alleen in goed samenwerken, maar levert ook extra incentives op voor je medewerkers om bij jouw team te willen horen en om bij jouw organisatie te willen blijven. Zingeving als team is cruciaal voor goed samenwerken.

Goed samenwerken tip #4: Zorg voor een cultuur waar iedere medewerker meetelt, er mag zijn, gezien wordt, erbij hoort.

Alle mensen zijn ongelijk. Prof. Dr. Hans Galjaard, specialist op het gebied van menselijke genetica, publiceerde er al in de jaren negentig van de vorige eeuw een intrigerend boek over. Tegelijk willen al die verschillende mensen bij de groep horen. Dat wordt pakkend beschreven in het boek ‘Waarom’ van neurowetenschapper Victor Lamme.

Erbij horen betekent: inclusie. Niet als een simpel woord, maar als een heel breed begrip. Niet alleen een innerlijke overtuiging, maar iets dat je moet dóen, iets dat je moet ‘leven’, in verbinding met elkaar. Inclusie is essentieel binnen elk team.

In samenwerking hoort iedereen erbij, op voet van gelijkheid in diversiteit. Vertaal dat niet alleen in je visie, in je overtuiging, maar ook in je houding, in je contacten, in je gesprekken, in de opties en mogelijkheden die je elkaar biedt, en deel het met iedereen. Want inclusie doe je samen, met elkaar, in alles wat je doet of laat. Creëer bewustwording, praat er met elkaar over, stimuleer het, maak het onderdeel van jullie cultuur (als het dat niet al is), lééf het. Inclusie is cruciaal voor goed samenwerken.

5. Goed samenwerken tip #5: Faciliteer en stimuleer samenwerken proactief.

Luister goed naar signalen van je medewerkers over hoe ze willen samenwerken, wat daarin voor hen belangrijk is, welke ‘investeringen’ je als organisatie of leidinggevende moet doen in bevordering van samenwerking, en welke faciliteiten en incentives je je team kunt bieden om samenwerken te versterken.

Denk niet meteen aan tafeltennis en zitzakken in de hal, beperk het ook niet tot ‘alleen’ essentiële zaken zoals een gezonde werksituatie en goede faciliteiten en tools, maar creëer en stimuleer ook inspirerende mogelijkheden bijvoorbeeld om:

  • Informeel te overleggen
  • Gezamenlijk innovaties of gedurfde ideeën te exploreren
  • Problemen en uitdagingen te bespreken
  • Elkaar binnen het werk beter te leren kennen
  • Open en zonder voorwaarden vooraf over belangrijke onderwerpen te kunnen discussiëren
  • Elkaar te kunnen en willen helpen

Proactief stimuleren en faciliteren van contact en overleg binnen je team is cruciaal voor goed samenwerken.

Deze tips komen niet uit boeken maar uit het veld, waar mensen mij als (executive) coach vertellen over problemen in de samenwerking binnen hun team.

Je zult niet de enige zijn als je bij het lezen van dit soort tips meteen een paar punten afvinkt, omdat het zo simpel lijkt. Maar goed en eerlijk bij jezelf nagaan of je er al voldoende mee bezig was (of bent) is net zo belangrijk als elke tip zelf.

En je bent niet alleen; het gaat over alle mensen in je team, inclusief jezelf. Het beste kun je de vijf genoemde punten gezamenlijk bespreken, bijvoorbeeld in jullie teamoverleg, zodat er meer bewustwording is, iedereen input kan geven, je écht weet wat er speelt, je meer inzicht hebt in wat er beter moet en kan, en mensen van elkaar kunnen leren.

En ga er vervolgens structureel mee aan de gang, want verandering is niet incidenteel, niet één besluit of goed voornemen, maar een proces. Bespreek per punt met elkaar wat de situatie nu is en waar jullie naartoe willen, laat de stand van zaken regelmatig terugkomen in jullie teamvergaderingen, spreek af welke volgende stappen jullie zullen zetten, pak nog openstaande punten aan, en last but not least: vier jullie successen!

En jullie kantoor?

Tot slot een overweging over het kantoor, de werkruimte op de zaak. De omslag van werken op de zaak naar thuiswerken/hybride werken heeft ervoor gezorgd dat de werkplek op de zaak c.q. het kantoor een andere betekenis heeft gekregen.

De term ‘clubhuis’ valt vaak, maar niet iedereen wordt daar warm van. Vergeet die term even, maar ga wel goed na wat de betekenis, de functie van jullie kantoor of andere werkplek op de zaak op dit moment is.

Peil de wensen en behoeften van de medewerkers door erover te praten en goed te luisteren. Werk ernaartoe dat ook wat jullie kantoor/werksituatie betreft, de behoefte van je team en de behoefte van je organisatie zo veel mogelijk gelijk lopen, congruent zijn.

Een kantoor is er niet om mensen acht uur per dag achter een bureau te laten zitten.

Wil iemand ongestoord een document lezen of opstellen, dingen uitwerken, broeden op een idee? Dan moet daar uiteraard geschikte ruimte voor zijn. Maar er moet ook ruimte zijn om elkaar te zien, te vinden, tegen te komen, even iets te kunnen overleggen. De werkomgeving moet dat faciliteren en stimuleren. Elkaar zien, elkaar spreken, toevallige ontmoetingen van mensen in de werksituatie zijn belangrijk.

Dat doen mensen waar ze zich op hun gemak voelen. Yes, bij het spreekwoordelijke koffieapparaat, op die vensterbanken met een paar kussens erop, aan fijne tafels met lekkere stoelen waar je niet van weg wilt lopen, in ongedwongen zitjes, in ruimtes die mensen aantrekken en niet alleen maar functioneel zijn (bijvoorbeeld als pantry) maar die ook gezellig zijn. En inderdaad, ook die tafeltennistafel (of iets vergelijkbaars) hoort bij deze voorbeelden, net als goede koffie en gezonde appels op de gesprekstafel. Leg je oor te luister, en kijk of ook hier kansen voor jullie liggen!

Zo zal ook het kantoor bijdragen aan goede samenwerking.

Advies of begeleiding bij het proces om de samenwerking binnen jullie team te versterken?

Bel voor een vrijblijvende oriëntatie 085 – 130 87 68 en vraag naar Anita Regout.

Paul Walters

Founding partner Darwin on the Job. Executive coach.