8 Valkuilen bij Professionele Gespreksvoering (en hoe je ze vermijdt)

Hoe zorg je dat je bij een professioneel gesprek niet in valkuilen terecht komt?

Praten is onze natuur. Maar een professioneel gesprek voeren is een vaardigheid. Je moet de valkuilen kennen, en ze vermijden. Dat doe je door professionele gespreksvaardigheden toe te passen. Belangrijk voor alle professionals, waaronder leidinggevenden en HR-adviseurs, omdat zij vaak professionele gesprekken moeten voeren. Én omdat er op dat gebied ook veel van hen wordt verwacht. Ken jij de belangrijkste basisvaardigheden voor professionele gespreksvoering, en kun je ze bewust inzetten?

Een professioneel gesprek voeren; eerst een paar vragen aan jezelf:

Een paar vragen aan jou als professional; gewoon zes vragen aan jezelf:

• Heb ik de gesprekken die ik als professional voer altijd goed in de hand?
• Lopen mijn gesprekken gewoonlijk zoals ik ze had gepland of gewild?
• Voel ik me, voordat ik zo’n gesprek in ga, altijd zeker over hoe ik het aanpak en over hoe het zal gaan?
• Hou ik de regie in mijn gesprekken en bereik ik gewoonlijk mijn gespreksdoelen, zonder dat een gezagsrelatie daar een rol bij speelt?
• Kijk ik altijd op mijn gesprekken terug met de oprechte overtuiging dat het allemaal prima is verlopen, ook als ik mezelf de gewetensvraag stel: “Ging het eigenlijk écht wel zo goed?” of “Heeft de ander het gesprek net zo goed en zinvol ervaren als ik?”
• Hoor ik van anderen meestal terug dat ze tevreden zijn over hoe ik gesprekken met hen heb gevoerd?

‘Ja’ op deze zes vragen? Deel dit blog dan alsjeblieft met anderen, en kijk of zíj er wat aan kunnen hebben. Of, zit er ook een enkele ‘nee’ bij je antwoorden? Lees dan verder, want het vermijden van de volgende 8 klassieke valkuilen kan jou en de mensen met wie je samenwerkt veel winst opleveren.

8 klassieke valkuilen waardoor een professioneel gesprek te weinig oplevert of misloopt

1. Gespreksonderwerpen worden niet concreet vastgesteld.
2. Er wordt niet duidelijk bepaald wat men met het gesprek wil bereiken.
3. Het gesprek wordt niet goed gestructureerd en geleid; het gaat alle kanten op.
4. Er wordt geen veilig gespreksklimaat gecreëerd, waardoor niet naar voren komt waar het echt om gaat.
5. Mensen praten langs elkaar heen terwijl ze denken dat het over hetzelfde gaat, waardoor je niet tot resultaten komt.
6. Er is geen tweerichtingsverkeer en er wordt niet naar elkaar geluisterd, waardoor belangrijke informatie niet op tafel komt en mensen geïrriteerd raken.
7. Er wordt niet tussentijds teruggekoppeld, waardoor deelnemers de draad verliezen.
8. Er is geen goede afronding met heldere conclusies, waardoor alles blijft zoals het was.

Uiteraard zijn er meer van dit soort valkuilen, maar als je alleen al deze acht ‘klassiekers’ weet te vermijden hou je kracht en regie in je gespreksvoering en versterk je de kans op goede resultaten.

Enkele valkuilen in de praktijk

Bekijk diverse valkuilen in het onderstaande videofragment. Deze video is opgenomen voor onze online training ‘Basisprincipes Professionele Gespreksvoering: Technieken waar je wél wat aan hebt’.

Cruciale aandachtspunten bij professionele gespreksvoering

Ga bij jezelf eens na hoe vaak je mensen langs elkaar heen hebt horen praten, ongeacht hun goede bedoelingen. Ga eens na, wat iemand beter (of juist niet) had moeten doen om een gesprek effectiever te laten verlopen, om de boodschap overgebracht te krijgen. Wat moet je doen om gehoord te worden? Of om het gesprek niet te laten verzanden of ontsporen, zonder dat het ook maar íets heeft opgeleverd?

Bedenk even hoeveel tijd en energie daar allemaal aan verloren gaat; overal om je heen, elke dag weer. Je kunt de 8 valkuilen gemakkelijk omzetten in hun eigen spiegelbeeld, door actief regie te voeren op de volgende punten:

• Waarover praten we precies?
• Wat willen we met het gesprek bereiken?
• Hoe wordt het gesprek overzichtelijk opgebouwd?
• Kunnen en willen we zeggen wat we denken?
• Hebben we het over hetzelfde?
• Wordt er behalve gesproken ook geluisterd?
• Wordt het besprokene tussentijds samengevat?
• Worden de uitkomsten helder op een rij gezet en zijn die voor ieder duidelijk?

Basisvaardigheden voor professionele gespreksvoering

Praten doe je op allerlei manieren. Gelukkig hoef je bij de ‘technische’ kant ervan meestal niet na te denken, net zo min als bij lopen of fietsen. In een professioneel gesprek zet je basisvaardigheden in: bewezen technieken die je onder de knie hebt, waarmee je een gesprek gestructureerd, doelgericht en effectief kunt laten verlopen en waarmee je de regie houdt. Op die manier vergroot je de potentiële opbrengst van je gesprek, en voelt degene met wie je in gesprek bent zich gehoord.

Ongetwijfeld pas je een aantal basistechnieken ‘automatisch’ toe en zitten die al als vaardigheden in je gereedschapskist. Toch blijkt dat miscommunicatie in de werksituatie een van de grootste bronnen van onderling onbegrip en conflict binnen bedrijven en organisaties is, en mogelijk geldt dat in de privé-situatie van mensen ook. Er is ontzettend veel winst te behalen. Liggen daar ook kansen voor jou of je team?