Feedbackcultuur versterken: rocket science?

Feedback, is dat rocket science? Van origine wel, althans, met een knipoog. Het verhaal gaat dat de Duits-Amerikaanse psycholoog Kurt Lewin (1890-1947) het woord feedback aan die wetenschap ontleende, toen hij het als eerste gebruikte in de context van communicatie tussen mensen.

Feedback wordt steeds vaker gezien als (onderdeel van) een organisatiecultuur of teamcultuur. Veel organisaties zetten proactief in op het versterken van een gezonde feedbackcultuur.

Waarover praat je, als je het over feedbackcultuur hebt?

Proactief inzetten op het versterken van een gezonde feedbackcultuur

Feedbackcultuur: wat is dat precies?

Definities van feedbackcultuur variëren, en dat mag. Want als er íets is dat door mensen zelf wordt bepaald, dan is het wel hun cultuur en hoe ze die benoemen; ook als het gaat om hun feedbackcultuur. Het samengestelde woord ‘feedbackcultuur’ vind je op dit moment ook niet in de gratis online Van Dale. Mensen bepalen het zelf.

Veel in de praktijk levende duidingen van feedbackcultuur (ik spreek verder van ‘definities’) bevatten kleurende aspecten als kenmerken. Met name dat mensen zich veilig en vrij voelen om feedback te geven en te ontvangen, en dat ook daadwerkelijk doen.

Echter, als waardevrij begrip kun je feedbackcultuur zien als de manier waarop mensen binnen een gezamenlijke entiteit (bijvoorbeeld een groep, een team, een organisatie) over feedback denken en ermee omgaan.

Feedback leidt om meerdere redenen niet overal een actief bestaan

Gesteld dát ze dat doen. Want feedback leidt niet per definitie binnen elke organisatie een heel actief bestaan.

Daar zijn allerlei redenen voor, bijvoorbeeld:

• Geen tijd
• Ongemakkelijk
• Wil de ander niet kwetsen
• Bang voor de reactie van de ander
• Niet weten hoe je het op een goede manier doet
• De relatie niet willen beschadigen
• Wie ben ik om een ander feedback te geven

De onderlinge sfeer en verhoudingen niet willen beschadigen is een veelgehoorde reden waarom men liever geen feedback geeft. Echter, ook het niet geven van feedback kan die sfeer en verhoudingen onder druk zetten, doordat dingen dan blijven doorsmeulen en niet benoemd worden.

“Hoe is de feedbackcultuur bij jullie?”

Het verschil tussen het enkele begrip enerzijds en een interpreterende versie daarvan anderzijds, maakt zich snel duidelijk wanneer je de vraag zou stellen: “Hoe is de feedbackcultuur bij jullie?” Die vraag veronderstelt dat men een feedbackcultuur heeft, maar sorteert op geen enkel verondersteld kenmerk van die cultuur voor.

Hoe is de feedbackcultuur bij jullie?

Ook het antwoord op zo’n vraag kan het onderscheid meteen duidelijk maken. Zo zitten er tussen “Wij hebben een echte feedbackcultuur” en “Wij hebben een slechte feedbackcultuur” maar twee letters verschil, maar er ligt een wereld van verschil tussen de betekenissen die het woord ‘feedbackcultuur’ in deze twee antwoorden heeft.

Een paar praktijkdefinities van feedbackcultuur naast elkaar

Kijk eens naar deze willekeurige, (op mijn device) betrekkelijk hoog in Google scorende praktijkdefinities van feedbackcultuur:

• Feedback culture is an environment where individuals feel free, safe, and encouraged to share and receive feedback. (bron)
• A feedback culture is the habit of sharing, responding, and acting on feedback between employees and management. (bron)
• A feedback culture is, essentially, a workplace culture that is focused on honest feedback between employees, between employees and managers, and between managers and executives. A feedback culture is a culture where every employee feels they have the right to give feedback to another person in the organization – no matter where they may fall on your organizational chart. (bron)
• A feedback culture is a workplace environment where employees give feedback often and constructively. In other words, it’s a culture where individuals provide feedback, both positive and negative, to each other in a respectful and supportive way.  (bron)
• Een feedbackcultuur is een cultuur waarin werknemers zich comfortabel voelen om met regelmaat feedback te vragen en te geven. (bron)
• In een feedback cultuur is het gebruikelijk om iemand terugkoppeling te geven over het effect van iemands gedrag. (bron)
• Een feedback cultuur is een omgeving waarin het geven en ontvangen van feedback wordt aangemoedigd en gewaardeerd. In een feedback cultuur worden medewerkers aangemoedigd om elkaar op constructieve wijze feedback te geven over hun prestaties, gedrag en resultaten. (bron)

Feedbackcultuur: kleurende aspecten als kenmerken

Ik zet een aantal kleurende aspecten op een rij die in de bovenstaande definities als kenmerkend worden benoemd:

• vrij voelen
• veilig voelen
• aangemoedigd worden
• comfortabel voelen
• geven, ontvangen en vragen
• eerlijkheid
• waardering
• gerechtigd zijn
• ongeacht positie
• constructief
• respectvol
• ondersteunend
• vaak, regelmatig, gebruikelijk, gewoonte
• omgeving
• delen, reageren, handelen

Een heel lijstje. En dat vanuit slechts 7 van de talloze definities van ‘feedbackcultuur’ op internet.

Wat is een gezonde feedbackcultuur?

Een gezonde feedbackcultuur

Deze kleurende aspecten geven de indruk dat men zich in de praktijk bij de definiëring vooral richt op wat een gezonde feedbackcultuur is, ofwel dat men met ‘feedbackcultuur’ met name doelt op een cultuur waarin op een gezonde (goede, gewenste, fijne, opbouwende, etc.) manier met feedback wordt omgegaan.

Niettemin zijn er -helaas- ook minder gezonde, of zelfs ongezonde feedbackculturen. Denk bijvoorbeeld aan een afdeling of team waarin feedback wel degelijk tot de onderlinge communicatie behoort, maar waar die feedback regelmatig op een minder prettige, negatieve of zelfs destructieve manier wordt gegeven.

Ook die feedbackcultuur valt onder de ‘kale’ definitie, ook al moet je er liefst zo snel mogelijk wat aan doen om zo’n feedbackcultuur gezond te maken.

Een mooie definitie, afkomstig uit een webinar van mijn Darwin on the Job collega Noortje Cremers (zie ook hierna) vind ik deze:

een als veilig ervaren omgeving waar men vrijuit feedback kan vragen, ontvangen, en geven op en tussen alle niveaus en waar dit wordt gewaardeerd als onderdeel van professioneel met elkaar samenwerken.

Feedbackcultuur: wat is je doel?

Zoals altijd is belangrijk om te kijken voor welk doel je iets definieert. Bijvoorbeeld:

• Door wetenschappers, bijvoorbeeld om onderzoek en daaruit voortkomende bevindingen helder af te bakenen.
• Door gespecialiseerde dienstverleners, bijvoorbeeld om aan te geven waarmee zij opdrachtgevers informatie en support op dit terrein kunnen bieden.
• Door managers of andere spelers binnen organisaties of teams, bijvoorbeeld omdat ze graag iets met feedbackcultuur willen doen.

Dat laatste lijkt in de praktijk in toenemende mate het geval te zijn.

Inzetten op een feedbackcultuur: wat is je doel?

HR-managers, leidinggevenden en andere professionals in organisaties schakelen regelmatig externe deskundigen in om te helpen een (gezonde) feedbackcultuur in een organisatie of team te versterken.

Een van de dingen die je daarbij met elkaar verkent is, welke behoefte er bij de mensen leeft als ze bijvoorbeeld “versterking van de feedbackcultuur” willen.

Niet elke opdrachtgever pakt er eerst een handvol definities bij, en het is ook zeer de vraag of dat zinvol zou zijn. Men zal primair een betekenis van feedbackcultuur hanteren die gezamenlijk afgestemd wordt om er iets mee te kunnen doen: het doel.

Bijvoorbeeld een cultuur aanmoedigen of versterken waarin men, binnen en tussen alle niveaus, op een constructieve en veilige manier feedback kan vragen, geven en ontvangen.

Stapsgewijs een open feedbackcultuur versterken

Cultuur wordt door mensen gemaakt. Zij vormen en dragen hun cultuur. Dat geldt ook voor een bedrijfscultuur of een teamcultuur, waarvan feedbackcultuur een onderdeel kan zijn.

Inzet op een feedbackcultuur is geen eendagsvlieg. Een feedbackcultuur creëer je ook niet alleen door bewustwording, methodieken en vaardigheden. Het is een proces. Het kan zich spontaan hebben ontwikkeld, of het kan een proces zijn waaraan je bewust met elkaar werkt.

In 5 stappen naar een open feedbackcultuur: een bewust proces

In een interessant webinar ‘In 5 stappen naar een Open Feedback Cultuur‘ zet mijn Darwin on the Job collega Noortje Cremers uiteen welke basisstappen je in zo’n bewust en gezamenlijk proces kunt zetten.

Ik vat de 5 stappen die in het webinar aan de orde komen hieronder kort samen:

1. Bepaal de behoefte
2. Zorg voor sociale veiligheid
3. Richt processen in
4. Train vaardigheden
5. Zorg voor borging

In het webinar vertelt Noortje je hoe deze stappen werken, en zie je aan welke belangrijke punten je bij die stappen kunt denken.

Samen jullie feedbackcultuur versterken?

Darwin on the Job heeft ervaren trainers en onderzoekers die workshops en trainingen op het gebied van feedback verzorgen en belevingsonderzoek doen voor opdrachtgevers die cultuuronderzoek binnen hun organisatie of teams willen laten uitvoeren.

Meer weten of samen aan de slag? Neem dan contact op.